Wat betreft informatisering en automatisering is in 2023 gefocust op drie speerpunten, nl 1) Informatieveiligheid & compliance, 2) toename van beheersbaarheid en 3) gebruikersvriendelijkheid. Hieronder worden een aantal majeure trajecten geschetst die in dit kader zijn opgepakt.
Microsoft 365 is verder geïmplementeerd vanuit het oogpunt van beheersbaarheid en informatieveiligheid. De ambitie om in 2023 (bijna) alle ICT in de cloud te plaatsen of als Software-as-a-Service af te nemen is ten dele geslaagd. Er is in beperkte mate nog eigen hardware in gebruik.
In 2023 is er intern een nulmeting gedaan en is er door de Rekenkamer onderzoek gedaan naar de informatieveiligheid. Daarnaast is er een zogenoemde penetratietest uitgevoerd. De bevindingen uit deze onderzoeken zijn vertaald naar een actieplan. Er is direct geacteerd op de risico’s met een grote impact en grote kans van optreden, deze zijn in 2023 (vergaand) opgelost. De acties op de overige risico’s zijn gestart of gepland en in een aantal gevallen al afgerond.
Het project DSP (Document Structuur Plan) is gestart om alle bedrijfsprocessen binnen onze organisatie en waar ICT een rol in speelt in beeld te hebben en te houden. Het overzicht wat hieruit ontstaat draagt bij aan de beheersbaarheid en de informatieveiligheid. Daarnaast is het een instrument om blijvend zicht te hebben op de informatiesystemen in de organisatie.
Om beter aan te sluiten bij de behoefte van de eindgebruiker zijn enkele systemen (bv zaaksysteem) en werkprocessen geëvalueerd en aanpassingen gedaan. Daarnaast is het aanbod van (opfris) trainingen en workshops verruimd.
De vernieuwde archiefwet stelt andere eisen aan de bewaartermijnen en de vernietiging van documenten. In 2023 zijn werkprocessen en systemen hierop aangepast en is ook een deel van het fysieke archief hierop aangepast.
De voorbereidingen zijn getroffen voor de inrichting van een scanstraat ten behoeve van de digitalisering van de fysieke post. Dit draagt bij aan een goede implementatie van de Wet Open Overheid, maakt het proces minder foutgevoelig en geeft efficiencywinst bij de DIV-medewerkers.
Ter voorbereiding op de start van de Omgevingswet is de applicatie Leef geïmplementeerd, waarbij deze ook is ingericht op de aangepaste werkprocessen. Daarnaast is ook de ICT op de nieuwe gemeentewerf ingeregeld, denk bijvoorbeeld aan de werkplekken en het goed kunnen gebruiken van de weegbrug.