5. Bedrijfsvoering

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 20 december 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 100.000. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023.

Bevindingen
De gemeente heeft een tolerantiegrens van € 3,3 miljoen voor onrechtmatigheid. Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Het college constateert een onrechtmatigheid van € 5 miljoen. De geconstateerde afwijkingen betreffen:

Begrotingscriterium
Binnen het begrotingscriterium onderscheiden wij drie onderdelen:

1. Overschrijding van de lasten binnen de programma’s en investeringsbudgetten;
2. Ongeautoriseerde reservemutaties;
3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld.

De overschrijdingen binnen onderdeel 1 bedragen in totaal € 4,8 miljoen, maar passen allemaal binnen het beleid. Deze tellen daarom niet mee bij het bepalen van de onrechtmatigheid binnen de gestelde grens van €3,3 miljoen. Voor onderdeel 2 geldt dat zich in de jaarrekening geen ongeautoriseerde reservemutaties hebben voorgedaan. Onderdeel 3 levert een formele onrechtmatigheid van € 2,2 miljoen. De oorzaak is dat na het vaststellen van onze financiële verordening de commissie BBV het begrip tijdigheid heeft opgenomen. Dit betekent dat het begrip tijdigheid geen kaders heeft in de verordening en daardoor betreft het een formele onrechtmatigheid zonder financiële gevolgen. Dit verklaart de hoogte van de formele onrechtmatigheid, de uiteenzetting is opgenomen in deze paragraaf. In onze financiële verordening heeft het begrip tijdigheid nog geen kaders. Het college is voornemens in 2024 de financiële verordening hierop aan te passen.

Voorwaardencriterium
De gemeente heeft een tolerantiegrens van €3,3 miljoen voor onrechtmatigheid. In het inkoop- en aanbestedingsproces zijn er onrechtmatigheden geconstateerd, in totaal is er € 2,8 miljoen onrechtmatig. Dit is onder andere opgebouwd uit:

• € 2,1 miljoen opvang Oekraïners niet aanbesteed;
• € 298.000 inhuur medewerkers, boven de Europese aanbestedingsdrempel;
• € 138.000 inkoop expertise boven de Europese aanbestedingsdrempel.

De onrechtmatigheid als gevolg van het niet aanbesteden van de opvang van Oekraïners werkt door als een fout in de SiSa-verantwoording. Het gaat daarbij om de specifieke uitkering Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne (A16). Deze specifieke uitkering bestaat uit een uitkering van een normbedrag voor de opvang per Oekraïner en een extra toelage voor de hogere werkelijke bestedingen. De onrechtmatigheid ziet toe op het gedeelte van de uitkering dat wij (aanvullend) krijgen op basis van de werkelijke bestedingen, voor het gedeelte dat wij de uitkering krijgen op basis van het normbedrag is de rechtmatigheid van de werkelijke uitgaven niet relevant. Daarom merken wij een bedrag van € 179.000 in de SiSa-bijlage aan als onrechtmatig. Dit bedrag is wel besteed aan de regeling, maar niet rechtmatig aanbesteed.

Misbruik en Oneigenlijk gebruik
Wij hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd.

In de paragraaf Bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.